Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử ghi sai thông tin ngày lập đúng quy định. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với doanh nghiệp.
1. Quy định về hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 9, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về thời điểm xuất hóa đơn như sau:
+ Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
+ Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
+ Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
>> Tham khảo: Những loại hóa đơn nào không phải đóng dấu.
Dưới đây là một số trường hợp cụ thể pháp luật quy định về thời điểm xuất hóa đơn. Ngoài ra còn một số trường hợp khác được trình bày cụ thể bởi Khoản 4, Điều 9, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
+ Đối với dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.
+ Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
+ Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:
(1) Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
(2) Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 9, Nghị định số 123/2022 NĐ-CP.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
+ Đối với các trường hợp tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế: thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.
+ Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
2. Cách xử lý sai sót thông tin ngày lập hóa đơn
Khi lập hóa đơn, người lập hóa đơn sẽ không thể tránh khỏi trường hợp hóa đơn bị sai thông tin, trong đó có sai thông tin về ngày, tháng. Để xử lý theo đúng quy định, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn sau đây:
2.1. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế lập sai ngày
Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế lập sai ngày, có hai trường hợp mà doanh nghiệp thường gặp phải, gồm đã giao cho người mua hoặc chưa giao cho người mua.
2.1.1. Chưa giao cho người mua
Đối với trường hợp hóa đơn lập sai ngày nhưng chưa gửi cho người mua, người bán có thể dễ dàng xử lý bằng các bước đơn giản. Theo đó, người bán cần thực hiện thông báo đến cơ quan thuế nếu dữ liệu hóa đơn bị sai sót và đã gửi cho cơ quan này.
Về phía cơ quan thuế, sau khi nhận hóa đơn và phát hiện sai sót cũng cần thông báo đến người bán về những yêu cầu như sau:
+ Thực hiện hủy hóa đơn (nếu có) trong vòng 2 ngày tính từ ngày nhận được thông báo.
+ Lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua, đồng thời gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
Lưu ý: Trường hợp dữ liệu hóa đơn bị sai sót nhưng chưa gửi đến cơ quan thuế thì người bán sẽ không cần lập hóa đơn mới thay thế.
Như vậy, trường hợp hóa đơn điện tử sai ngày, doanh nghiệp có thể xử lý theo các hướng dẫn ở trên, không được sửa trực tiếp trên hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Điều chỉnh và thay thế theo thông tư 78 thế nào?
2.1.2. Đã giao cho người mua
Trong trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bị lập sai ngày đã gửi cho người mua thì xử lý như sau:
+ Thông báo việc hóa đơn bị sai ngày với người mua.
+ Việc lập hóa đơn mới thay thế là không cần thiết nếu dữ liệu của hóa đơn chưa gửi đến cơ quan thuế.
Trong khi đó, người bán sẽ bắt buộc thực hiện thông báo với cơ quan thuế nếu dữ liệu của hóa đơn đã được gửi đi.
Sau khi nhận hóa đơn và phát hiện ra sai sót, cơ quan quan thuế cũng phải thông báo ngược lại cho người bán về việc:
+ Tiến hành hủy hóa đơn (nếu có) trong vòng 2 ngày tính từ ngày nhận được thông báo.
+ Lập hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua, cùng với đó gửi lại dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
2.2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế lập sai ngày
Thông thường, sẽ có 3 tình huống phát sinh đối với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế lập sai ngày tháng năm. Với từng trường hợp, kế toán viên sẽ phải đưa ra những giải pháp khác nhau.
2.2.1. Hóa đơn điện tử chưa giao cho người mua
Hướng xử lý đối với trường hợp hóa đơn điện tử bị sai ngày tháng năm nhưng chưa giao cho người mua cụ thể như sau:
+ Hủy hóa đơn, thông báo cho cơ quan thuế về việc hóa đơn đã lập bị sai ngày.
+ Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử và gửi lên cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế rồi gửi cho người mua.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.2.2. Hóa đơn điện tử đã giao cho người mua
Với hóa đơn điện tử bị sai ngày đã giao cho người mua, cách thức xử lý như sau:
+ Người bán cần thông báo vấn đề sai sót ngày đến người mua ngay lập tức.
+ Người bán thông báo đến cơ quan thuế. Trong trường hợp này, không bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế.
2.2.3. Cơ quan thuế phát hiện sai sót
Nếu hóa đơn điện tử bị sai ngày được phát hiện bởi cơ quan thuế thì có thể xử lý như sau:
+ Cơ quan thuế thông báo cho người bán để kiểm tra lại sai sót ngày.
+ Người bán tiến hành thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu về vấn đề hủy hóa đơn điện tử có mã đã sai ngày và lập hóa đơn điện tử mới thay thế, ký số, ký điện tử và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới. Sau đó gửi cho người mua.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử lưu trữ bao lâu?
Kết luận
Để được tư vấn và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi