Hoá đơn là một chứng từ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận. Bài viết giải đáp quy định quan trọng về nội dung hóa đơn đỏ mà doanh nghiệp cần chú ý khi xuất hóa đơn.
>> Tham khảo: Các trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn điện tử.
1. Khái niệm hóa đơn đỏ
Hóa đơn đỏ, hay còn được gọi là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn VAT. Đây được hiểu là loại chứng từ có giá trị pháp lý nhằm thể hiện giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua, được dùng làm căn cứ để xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách Nhà nước.
Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn đỏ hiện được áp dụng cho các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như: Hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan; hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài,…
Theo Điều 8, Nghị định 123/2020, có 7 loại hóa đơn điện tử được sử dụng trong hoạt động kinh doanh, bao gồm:
– Hóa đơn giá trị gia tăng: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng.
– Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng và đồng thời là tờ khai hoàn thuế giá trị gia tăng cho người mua hàng hóa, dịch vụ.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
– Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng và đồng thời là phiếu thu tiền của người bán.
– Hóa đơn bán hàng: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc được miễn thuế giá trị gia tăng.
– Hóa đơn bán tài sản công: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán tài sản công của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị – xã hội.
– Tem, vé, thẻ: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán tem, vé, thẻ của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh.
– Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa dự trữ quốc gia của các cơ quan, tổ chức được giao quản lý, sử dụng hàng hóa dự trữ quốc gia.
Mỗi loại hóa đơn điện tử có vai trò riêng, doanh nghiệp và các tổ chức sử dụng cần lưu ý áp dụng tùy theo từng hoạt động.
>> Tham khảo: Toàn bộ quy định về thuế nhập khẩu bổ sung doanh nghiệp cần biết.
2. Quy định nội dung trên hóa đơn đỏ
Hiện nay, để viết hóa đơn đỏ nhanh chóng, chính xác và đảm bảo hợp pháp, trước tiên người dùng cần sử dụng đúng hóa đơn đỏ có đáp ứng đầy đủ các tiêu thức theo quy định pháp luật.
Tiếp đó, kế toán doanh nghiệp nên tuân thủ cách viết hóa đơn đỏ theo các hướng dẫn dưới đây:
2.1. Viết đúng tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn đỏ
Đối với thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa thì phải là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua. Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
Đối với thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ thì phải là ngày hoàn tất việc cung ứng dịch vụ. Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp bên cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước thì ngày lập hóa đơn phải là ngày thu tiền trước đó.
Lưu ý rằng, riêng với trường hợp kinh doanh dịch vụ thì hóa đơn GTGT được bỏ qua tiêu thức “đơn vị tính”.
Một số trường hợp bán hàng, cung ứng dịch vụ khác, đã được quy định riêng thì kế toán chỉ việc căn cứ vào quy định của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về thời điểm lập hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.2. Không cần viết thông tin bên bán trên hóa đơn đỏ
Vì thông tin bên bán đã được thể hiện sẵn trên hóa đơn rồi do đó tiêu thức này kế toán lập hóa đơn không cần phải viết hay điền nữa.
2.3. Viết đầy đủ thông tin bên mua hàng hóa, dịch vụ
Đối với thông tin người mua hàng, kế toán lập hóa đơn cần điền đầy đủ thông tin vào các tiêu thức sau:
– Họ tên người mua hàng: Phải là họ tên của người trực tiếp đến mua và thực hiện giao dịch này.
– Tên đơn vị: Là tên công ty của bên mua. Tên này phải trùng khớp với tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh của bên mua.
– Địa chỉ: Là địa chỉ của công ty bên mua. Địa chỉ này cũng phải trùng khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
– Mã số thuế.
– Hình thức thanh toán: Kế toán khi viết hóa đơn đỏ sẽ dùng ký hiệu TM, CK hoặc TM/CK tùy trường hợp. Trong đó:
- TM: Là hình thức thanh toán bằng tiền mặt
- CK: Là hình thức thanh toán bằng chuyển khoản
- TM/CM: Là hình thức thanh toán chưa xác định
Lưu ý rằng: những trường hợp hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng, bên mua bắt buộc phải lựa chọn hình thức thanh toán CK thì mới được áp dụng khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
2.4. Hoàn tất bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra
Tại bảng kê chi tiết, kế toán viết hóa đơn phải điền đầy đủ thông tin vào cột: Số thứ tự; Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính; Số lượng; Đơn giá; và Thành tiền.
Trong phần này, kế toán viết hóa đơn đỏ cần lưu ý rằng:
– Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được quy định mã, kế toán bắt buộc phải ghi cả mã số vào.
– Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, kế toán phải ghi các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng dùng khi đăng lý pháp luật vào hóa đơn đỏ.
– Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót gì, tăng hay giảm, ký hiệu, ngày/tháng/năm.
Sau khi đã hoàn tất, nếu bảng kê vẫn còn thừa dòng thì gạch chéo toàn bộ phần còn trống đó, bắt đầu từ trái qua phải.
2.5. Viết đúng phần tổng cộng
Để đảm bảo tính chính xác cho hóa đơn đỏ, kế toán cần phải hết sức lưu ý, đảm bảo tính chuẩn xác cho phần tổng cộng tại các tiêu thức:
– Cộng tiền hàng.
– Thuế suất GTGT.
– Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của hai tiêu thức “Cộng tiền hàng” và “thuế suất GTGT”.
– Số tiền viết bằng chữ: Viết lại số liệu tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ.
>> Tham khảo: Quy định tính thuế TNCN lương tháng 13.
2.6. Bắt buộc ký tên trên hóa đơn đỏ
Việc ký tên tại hóa đơn đỏ là bắt buộc. Do đó, hai bên bán mua phải hoàn tất các tiêu thức sau:
– Người mua hàng: Ai trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ ký. Nếu trường hợp khách hàng không tới mua trực tiếp thì bên bán phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua mạng hay qua fax.
– Người bán hàng: Người lập hóa đơn đỏ sẽ là người trực tiếp ký.
– Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải trực tiếp ký sống, đóng dấu, ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký thì cũng phải thực hiện đầy đủ yêu cầu trên.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi