Hóa đơn điện tử khi lưu trữ cần đáp ứng quy định gì?

Lưu trữ hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp nhằm đáp ứng các quy định theo luật kế toán. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Tại Khoản 2, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính cũng quy định thêm về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần phải thoả mãn các điều kiện sau:

• Người dùng phải truy cập và xem được nội dung của hóa đơn điện tử nhằm tham chiếu những khi cần thiết.
• Nội dung của hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi đi hay nhận về, hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện nội dung hóa đơn điện tử đó một cách chính xác nhất.
• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định, cho phép người dùng xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và ngày giờ gửi/nhận hóa đơn điện tử.

Như vậy, với các quy định nêu trên của Bộ Tài chính về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử thì các hóa đơn điện tử sau khi được xuất phải được lưu trữ thông thường khoảng 10 năm để đảm bảo tính hợp pháp theo quy định của Luật Kế toán.

Thực tế, so với các hóa đơn giấy thì rủi ro cháy, mất, hỏng hóa đơn điện tử là không thể xảy ra. Tuy nhiên, để nâng cấp tối đa tính bảo mật cho thông tin hóa đơn nói chung, thông tin doanh nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp nói riêng thì các tổ chức, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn lựa chọn sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, của các nhà cung cấp uy tín để có thể “chọn mặt gửi vàng”. Bởi lẽ, trong kinh doanh, tính bảo mật thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định sự thành bại và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra với mỗi tổ chức, doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Hóa đơn đầu vào đối với công ty xây dựng.

2. Trách nhiệm lưu trữ hóa đơn

Để có được cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn, hợp pháp, trước tiên bạn cần nắm được các văn bản pháp luật hiện hành có quy định quy định về hóa đơn điện tử nói chung và lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng.

Theo đó, căn cứ vào Khoản 1, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp như sau:

– Bên bán và mua hàng, có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính thì cần phải tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán. Với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì các tổ chức trung gian phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán.

– Với trường hợp bên bán hay bên mua là đơn vị kế toán thì tổ chức trung gian cần cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong,… hoặc tiến hành sao lưu trực tuyến để có thể bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần đáp ứng yêu cầu gì?

Trong Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC ký ngày 14/03/2011 đã đưa ra 8 điều kiện cơ bản để một đơn vị được cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đến doanh nghiệp:

• Đơn vị cung cấp phải là doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoạt động tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài thì phải có giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy phép đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Nếu đơn vị cung cấp là ngân hàng thì ngân hàng này phải đăng ký dịch vụ cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực ngân hàng.
• Doanh nghiệp có phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán theo quy định, bao gồm lập, phát hành, lưu trữ, quản lý hóa đơn.
  Đơn vị phải có kinh nghiệm triển khai giải pháp công nghệ thông tin trong trao đổi dữ liệu điện tử giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp hoặc giữa tổ chức và tổ chức.
• Nhà cung cấp phải đảm bảo hệ thống thiết bị, kỹ thuật đủ khả năng đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
• Phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng bảo mật tốt, có thể phát hiện và cảnh báo những truy cập bất hợp pháp. Tính toàn vẹn của dữ liệu trong khi trao đổi giữa các bên tham gia phải được đảm bảo.

>> Tham khảo: Quy định xuất hóa đơn với hàng biếu tặng không thu tiền.

• Doanh nghiệp phải có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu để dự phòng trường hợp gặp sự cố hệ thống liên quan đến tính toàn vẹn dữ liệu.
• Phần mềm phải lưu trữ được kết quả các lần truyền nhận giữa người mua – người bán – cơ quan thuế. Quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trên hệ thống.
• Nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử định kỳ 6 tháng phải gửi mẫu báo cáo 03 đính kèm trong Thông tư 32/2011/TT-BTC với nội dung: Số lượng đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử và số lượng hóa đơn đã sử dụng.

Tuy nhiên, những điều kiện được đề cập trong Thông tư 32 chưa nhắc tới các yếu tố về bảo mật hệ thống. Vì thế, các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ phải chủ động hoàn thiện hệ thống và quy trình vận hành để đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo mật.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/