Hóa đơn điện tử đã gần như thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong nền kinh tế Việt Nam bởi những ưu điểm nổi bật so với hóa đơn giấy truyền thống. Bài viết tổng hợp một số lợi ích không thể bỏ qua của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam gồm những gì?
1. Khái niệm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là chứng từ xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tồn tại theo dạng thông điệp dữ liệu. Hóa đơn điện tử được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử có nhiều loại, như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, vé điện tử, phiếu thu điện tử, v.v
Hóa đơn điện tử gốc là hóa đơn được lập ra khi phát sinh các giao dịch mua bán và được lưu trữ dưới định dạng XML để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.
Tệp tin XML (Extensible Markup Language) là viết tắt của Extensible Markup Language hay còn được gọi là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. XML đơn giản chỉ là các file văn bản thuần túy dùng thẻ tùy chỉnh để mô tả cấu trúc và các tính năng khác của tài liệu.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Theo Điều 8, Nghị định 123/2020, có 7 loại hóa đơn điện tử được sử dụng trong hoạt động kinh doanh, bao gồm:
– Hóa đơn giá trị gia tăng: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng.
– Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng và đồng thời là tờ khai hoàn thuế giá trị gia tăng cho người mua hàng hóa, dịch vụ.
– Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng và đồng thời là phiếu thu tiền của người bán.
– Hóa đơn bán hàng: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc được miễn thuế giá trị gia tăng.
– Hóa đơn bán tài sản công: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán tài sản công của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị – xã hội.
>> Tham khảo: Quy định gửi thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử.
– Tem, vé, thẻ: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán tem, vé, thẻ của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh.
– Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia: là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa dự trữ quốc gia của các cơ quan, tổ chức được giao quản lý, sử dụng hàng hóa dự trữ quốc gia.
Mỗi loại hóa đơn điện tử có vai trò riêng, doanh nghiệp và các tổ chức sử dụng cần lưu ý áp dụng tùy theo từng hoạt động.
Dù hóa đơn điện tử có nhiều loại, nhưng thông tin trình bày trên hóa đơn cũng có những quy định chung cần tuân thủ. Theo Điều 10, của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung của loại hóa đơn điện tử gồm 13 mục như sau:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Tên liên hóa đơn dùng cho hóa đơn do cơ quan thuế in theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
– Số hóa đơn.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán.
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua.
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; tổng tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
– Chữ ký của bên bán, chữ ký của bên mua.
– Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
– Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm bên bán, bên mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định này.
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại Điểm e, Khoản 6, Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
– Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
– Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
2. Lợi ích của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế có tính bảo mật cao vì sử dụng chữ ký số của người bán nên khả năng làm giả hóa đơn là khó. Vì vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in) sẽ khắc phục được tình trạng làm giả hóa đơn.
Đó là ý kiến của bà Nguyễn Thị Thu Hà, Trưởng phòng thuế VAT, Vụ chính sách thuế Tổng cục Thuế tại Hội thảo lấy ý kiến góp ý cho dự thảo Nghị định quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) và Bộ Tài chính tổ chức ngày 8-9 tại TP.HCM.
Theo bà Hà, lợi ích của áp dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế giảm thời gian làm thủ tục hành chính thuế, giúp doanh nghiệp giảm thời gian đăng ký sử dụng hóa đơn, không phải làm thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn.
>> Tham khảo: Gửi hóa đơn điện tử qua email như thế nào?
Bên cạnh đó giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp như chi phí giấy, mực in, vận chuyển và đặc biệt là chi phí lưu trữ hóa đơn.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp không phải lập báo cáo sử dụng hóa đơn, dữ liệu từ hóa đơn điện tử được kết nối tự động với phần mềm khai thuế giá trị gia tăng (VAT) nên doanh nghiệp không phải mất thời gian lập tờ khai thuế VAT.
Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn lo lắng về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Như ông Nguyễn Ngọc Tuấn, Phó chủ tịch Hội Xuất nhập khẩu Đồng Nai băn khoăn, khi áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ không biết hóa đơn đó có phải của doanh nghiệp bỏ trốn hay không, nếu lỡ sử dụng hóa đơn bất hợp pháp này sẽ bị cơ quan thuế chế tài.
“Ngoài ra, thời gian áp dụng từ 1-1-2018 quá ngắn cho doanh nghiệp chuẩn bị chỉ còn vài tháng làm sao áp dụng hóa đơn điện tử ngay được? Theo tôi cần lộ trình 1-2 năm để DN chuẩn bị, trong thời gian đó doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn điện tử vừa sử dụng hóa đơn giấy”, ông Tuấn lo lắng.
Về vấn đề này, đại diện Cục Công nghệ thông tin, Tổng cục Thuế cho biết hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế nên trong quá trình xác thực thông tin, tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Vì vậy khi những doanh nghiệp đăng ký cấp mã số xác thực với cơ quan thuế sẽ được sàng lọc những doanh nghiệp bỏ trốn, hóa đơn bất hợp pháp giúp các doanh nghiệp làm ăn chân chính tránh được rủi ro khi làm ăn hợp tác.
>> Tham khảo: Phần mềm ECN Thái Sơn, Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Đại diện Tổng cục Thuế cũng cho rằng Dự thảo Nghị định quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ nêu rõ doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đã áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp trước ngày 1-1-2018 theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tiếp tục áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp nhưng tùy từng trường hợp.
Cụ thể, đối với các doanh nghiệp trước năm 2018 đã sử dụng hoa đơn điện tử hoặc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang áp dụng từ 1-1-2018. Đối với doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế áp dụng sử dụng hóa đơn từ 1-1-2018.
Còn đối với tổ chức kinh doanh có mã số thuế trước 2018 sử dụng hóa đơn tự in hệ thống máy tính, các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đang mua hóa đơn của cơ quan thuế thì từ ngày 1-7-2018 mới sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử do doanh nghiệp tự phát hành nếu đáp ứng đủ các điều kiện.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế trước 2018 sử dụng hóa đơn đặt in thì trong năm 2018 tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in và Tổng cục Thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trường hợp đủ điều kiện thì áp dụng hóa đơn điện tử do doanh nghiệp tự phát hành.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi