Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế là gì?

Hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến. Mặc dù hóa đơn điện tử loại có mã xác thực của Cơ quan Thuế đang được sử dụng khá phổ biến, tuy nhiên, loại hóa đơn này không phải áp dụng cho mọi đối tượng.

1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được định nghĩa trong Thông tư 32 như sau:

“Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.

Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”

2. Phân loại hóa đơn điện tử

2.1. Dựa trên mã hóa đơn điện tử được cấp bởi Cơ quan Thuế

Đối với cách phân loại này, hóa đơn điện tử gồm 2 loại:

• Hóa đơn có mã được cấp bởi Cơ quan Thuế.
• Hóa đơn không có mã của Cơ quan Thuế.

Tùy vào loại hình kinh doanh và nhóm đối tượng mà doanh nghiệp sẽ buộc phải sử dụng loại hóa đơn điện tử được Cơ quan Thuế cấp mã.

2.2. Dựa trên loại hình kinh doanh

Theo cách phân loại dựa trên loại hình và mục đích sử dụng, hóa đơn điện tử được phân loại gồm:

• Hóa đơn xuất khẩu
• Hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Có thể thấy, hóa đơn điện tử sẽ có mặt ở mọi loại hình và lĩnh vực kinh doanh, tiến tới thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong các hoạt động thương mại vào cuối năm nay.

3. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế

Khoản 3-4-5-6, Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP có đề cập đến các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế
• Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ
• Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử
• Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018
• Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh

Trường hợp, Cơ quan Thuế ngưng cấp mã hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp theo quy định gồm có:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
• Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
• Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
• Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

4. Đăng ký sử dụng hóa đơn có mã

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo đúng quy định của pháp luật sẽ truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho các tổ chức, doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 1 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đó.

Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp, thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo cũng Mẫu số 01 trên.

Cơ quan thuế tiến hành rà soát các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền và gửi thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP với các đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử theo quy định.

5. Hướng dẫn xử lý sai sót phát sinh

Nếu người bán phát hiện sai sót trước khi gửi cho người mua, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau đây:

• Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04: Thông báo hủy hóa đơn điện tử Phụ lục ban hành kèm Nghị định 119 về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót
• Lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sau khi gửi cho người mua thì cần thực hiện những điều sau:

• Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán)
• Trách nhiệm của người bán
• Thực hiện gửi thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119 về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót
• Lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn bị sai, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới và gửi cho người mua.

Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn đã được cấp mã thì phía Cơ quan Thuế phải tiến hành những điều sau:

• Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 để người bán kiểm tra sai sót.
• Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh, nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện:
• Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119 về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót
• Lập hóa đơn điện tử mới, sau đó thực hiện ký số, ký điện tử và gửi lên cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử có sai sót đã lập.

Kết luận

Hy vọng rằng bài viết của quanlytailieu.com đã đem đến những nội dung thực sự hữu ích đến quý độc giả.

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/