Hiện nay, không ít doanh nghiệp gặp phải vi phạm mất hóa đơn do bất cẩn hoặc một sự cố nào đó. Khi này, để hạn chế tối đa rủi ro hóa đơn có thể xảy ra, kế toán doanh nghiệp cần nhanh chóng tiến hành xử lý hóa đơn đã mất. Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, cách thức xử lý hóa đơn đã mất sẽ được áp dụng như sau:
1. Xử lý mất hóa đơn đầu vào liên 2
Nếu hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu vào liên 2 thì kế toán doanh nghiệp có thể tiến hành cách xử lý như sau:
- Bên bán và bên mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc mất hay cháy hỏng HĐ đầu vào liên 2. Trong biên bản cần ghi rõ thông tin liên 1 của người bán: Thời điểm nộp thuế, ký và ghi rõ họ tên người đại diện pháp luật, có đóng dấu trên bản sao hóa đơn để mang giao cho người mua.
- Người mua có quyền sử dụng hóa đơn bản sao có chữ ký xác nhận và đóng dấu của người bán kèm theo biên bản để làm các chứng từ kế toán và kê khai thuế.
- Xử lý trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba. Bên thứ 3 được hiểu là bên vận chuyển hàng hóa và hóa đơn. Khi xảy ra trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn thì cần xác định bên thứ 3 là do người bán hay người mua thuê để xác định trách nhiệm và chịu xử phạt.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu ra
Nếu hóa đơn bị mất là hóa đơn đầu ra thì kế toán doanh nghiệp sẽ tiến hành cách xử lý như sau:
- Tổ chức, doanh nghiệp cần lập báo cáo và thông báo theo Mẫu báo cáo mất hóa đơn số BC21/AC, trong Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Báo cáo và thông báo phải được gửi chậm nhất không quá 05 ngày, kể từ ngày xảy ra mất hay cháy, hỏng hóa đơn.
Lưu ý rằng, khi gặp phải sự cố mất hoặc cháy, hỏng xảy ra, kế toán doanh nghiệp cũng có thể đăng nhập vào phần mềm HTKT (hỗ trợ kê khai), chọn “Hóa đơn” để báo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu báo cáo BC21/AC.
>> Tham khảo: Hướng dẫn cách tính thuế TNDN từ chuyển nhượng vốn.
3. Vì sao cần lưu trữ hóa đơn? Quy định thế nào?
Để có được cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn, hợp pháp, trước tiên bạn cần nắm được các văn bản pháp luật hiện hành có quy định quy định về hóa đơn điện tử nói chung và lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng.
Theo đó, căn cứ vào Khoản 1, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp như sau:
- Bên bán và mua hàng, có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính thì cần phải tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán. Với các trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì các tổ chức trung gian phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán.
- Với trường hợp bên bán hay bên mua là đơn vị kế toán thì tổ chức trung gian cần cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong,… hoặc tiến hành sao lưu trực tuyến để có thể bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
>> Có thể bạn quan tâm: Hợp đồng điện tử.
Tại Khoản 2, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính cũng quy định thêm về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần phải thoả mãn các điều kiện sau:
- Người dùng phải truy cập và xem được nội dung của hóa đơn điện tử nhằm tham chiếu những khi cần thiết.
- Nội dung của hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi đi hay nhận về, hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện nội dung hóa đơn điện tử đó một cách chính xác nhất.
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định, cho phép người dùng xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và ngày giờ gửi/nhận hóa đơn điện tử.
Như vậy, với các quy định nêu trên của Bộ Tài chính về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử thì các hóa đơn điện tử sau khi được xuất phải được lưu trữ thông thường khoảng 10 năm để đảm bảo tính hợp pháp theo quy định của Luật Kế toán.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Thực tế, so với các hóa đơn giấy thì rủi ro cháy, mất, hỏng hóa đơn điện tử là không thể xảy ra. Tuy nhiên, để nâng cấp tối đa tính bảo mật cho thông tin hóa đơn nói chung, thông tin doanh nghiệp và khách hàng của doanh nghiệp nói riêng thì các tổ chức, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn lựa chọn sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, của các nhà cung cấp uy tín để có thể “chọn mặt gửi vàng”. Bởi lẽ, trong kinh doanh, tính bảo mật thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định sự thành bại và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra với mỗi tổ chức, doanh nghiệp.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi