Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn đang được sự quan tâm rất lớn từ cộng đồng doanh nghiệp không chỉ bởi các quy định bắt buộc sử dụng trong năm 2020 mà còn bởi đây là một phương thức quản lý hiện đại giúp đem lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Bài viết hôm nay, quanlytailieu.com xin gửi đến quý độc giả những điều cần biết về loại hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế.
1. Hóa đơn điện tử không có mã là gì?
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp
Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp, bên bán hàng hóa, dịch vụ cần đáp ứng những điều kiện sau để được phép khởi tạo hóa đơn điện tử:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
3. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã
Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực sau đây là đối tượng sử dụng loại hóa đơn này gồm có:
- Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại.
- Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin. Có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế
Lưu ý: Trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc trường hợp thuộc rủi ro cao về thuế và và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
4. Khi nào doanh nghiệp buộc phải ngưng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã
Theo Điều 22 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, 5 trường hợp dưới đây không lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
- Trường hợp khác theo quy định của Bộ Tài chính.
Các trường hợp trên được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế, được bãi bỏ quyết định cưỡng chế nợ thuế.
5. Xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế
Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, tại Điều 15 Thông tư 68/2019/TT-BTC đã quy định rằng: Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế không lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua nếu thuộc 1 trong các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (đã nêu ở phần trên).
Ngoài ra, Khoản 2 Điều 15 của thông tư này cũng chỉ rõ một số trường được tiếp tục sử dụng loại hóa đơn này của cơ quan thuế:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bị ngừng cấp mã hóa đơn điện tử bởi cơ quan thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế, được bãi bỏ quyết định cưỡng chế nợ thuế.
- Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế có thông báo tạm ngừng kinh doanh có văn bản thông báo với cơ quan thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
6. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã như thế nào?
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc đối tượng sử dụng loại hóa đơn này của cơ quan thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo mẫu số 1 hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Ngoài ra, doanh nghiệp gửi kèm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với những hóa đơn đã sử dụng trước thời điểm đăng ký theo quy định của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Sau khi nhận đủ hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng phương thức điện tử, cơ quan Thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Trong thông báo sẽ nêu rõ việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Thời hạn thông báo trong 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụngloại hóa đơn này của cơ quan thuế thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Kết luận
Hy vọng rằng bài viết đã giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả về hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi