Điều chỉnh mã số thuế ghi sai trên hóa đơn thế nào?

Để điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tiêu thức mã số thuế, bạn và doanh nghiệp cũng cần phải xác định theo từng trường hợp cụ thể để áp dụng cách giải quyết đung đắn và hiệu quả nhất.

1. Trường hợp bên bán chưa gửi cho bên mua hóa đơn điện tử sai mã số thuế

Với trường hợp này, cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai mã số thuế sẽ tiến hành như sau:

• Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử thay thế mới, đảm bảo đã ký số, ký điện tử, rồi gửi tới cho bên mua. Theo đó, hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/tháng/năm”.
• Bên bán phải lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ rồi gửi dữ liệu hóa đơn tới Cơ quan thuế.

Theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện:

• Đảm bảo đầy đủ tin cậy về tính toàn vẹn thông tin trên hóa đơn điện tử khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
• Thông tin trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo có thể truy cập và sử dụng được khi có yêu cầu.
• Nội dung trên hóa đơn điện tử:
• Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
• Thông tin người bán và người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Về nội dung hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn điện tử đầu vào cần đảm bảo các nội dung:

• Số thứ tự, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Tiền hàng bằng chữ.
• Người mua hàng, người bán hàng.
• Chữ ký và đóng dấu của người bán.

Lưu ý:

Chữ viết trên hóa đơn điện tử đầu vào: Thể hiện bằng tiếng Việt có dấu. Trường hợp cần sử dụng ngoại ngữ thì chữ nước ngoài phải được đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc đặt ngay phía dưới phần chữ tiếng Việt, phải để cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

2. Trường hợp bên bán đã gửi hóa đơn điện tử sai mã số thuế cho bên mua

Với trường hợp này, cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sẽ tiến hành như sau:

• Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót về thông tin mã số thuế.
• Bên bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo như mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
• Bên bán phải lập hóa đơn điện tử thay thế mới và đảm bảo đã ký số, ký điện tử, rồi gửi tới cho bên mua. Theo đó, hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/tháng/năm”.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào áp dụng theo quy định mới, kế toán cần lưu ý về ký hiệu hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử đã hợp lệ hay chưa. Đồng thời nếu hóa đơn có sai sót, Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn xử lý như sau:

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;
• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bản đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu
• Sau thời hạn chuyển bằng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bản gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung
• Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bản gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Trên đây là một số thông tin cập nhật về hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử. Kế toán có thể căn cứ để xác định hóa đơn điện tử đầu vào hợp lệ, cập nhật các quy định mới để đảm bảo sử dụng hóa đơn hợp pháp.

>> Tham khảo: Cách ghi hóa đơn ăn uống tiếp khách.

3. Trường hợp cơ quan thuế là bên phát hiện hóa đơn điện tử mắc lỗi sai mã số thuế

Những hóa đơn điện tử được cơ quan thuế phát hiện sai mã số thuế và cần phải điều chỉnh thông tin hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế sẽ liên hệ nhắc nhở với đơn vị kinh doanh để đơn vị đó tự giác, chủ động điều chỉnh lại hóa đơn điện tử đã viết sai MST.

Ngoài ra, căn cứ theo Điểm b, Khoản 1, Điều 11, Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định:

“Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế

1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau:
2. a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án).

Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác.

1. b) Hộ, cá nhân kinh doanh;
2. c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu.
3. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế;

đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế…”

>> Tham khảo: Quy định về mức phạt kê khai thiếu hóa đơn đầu ra.

Theo quy định nêu trên, đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế gồm:

Đối tượng để cơ quan thuế bán hóa đơn sẽ gồm có các hộ, cá nhân kinh doanh và một số doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc các doanh nghiệp có hành vi vi phạm về hóa đơn, bị xử lý vi phạm hành chính về gian lận thuế, trốn thuế.

Mặt khách, tại Điều 13, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài Chính quy định việc cấp hóa đơn cho các cá nhân không kinh doanh như sau:

• Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn cho một số cá nhân không phải cá nhân kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng, cung ứng hàng hóa, dịch vụ và cần phải có hóa đơn để giao cho khách hàng.
• Trường hợp các cá nhân không kinh doanh có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế, hay không thuộc trường hợp phải kê khai, nộp thuế GTGT thì cơ quan thuế sẽ từ chối cấp hóa đơn.
• Các hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng số tương ứng với đề nghị của tổ chức, hộ và cá nhân không kinh doanh sẽ gọi là hóa đơn bán lẻ. Theo đó, các cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ cần hóa đơn để giao cho khách hàng thì cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán lẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.

Như vậy, nếu cá nhân thuộc diện nêu trên thì được phép mua hóa đơn của cơ quan thuế.

Kết luận

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel: 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/