Có cần xuất hóa đơn khi trả lại hàng không?

Khi trả lại hàng hóa, doanh nghiệp có cần xuất hóa đơn không? Bài viết sau sẽ giải đáp chi tiết cho thắc mắc trên của quý độc giả.

1. Quy định các trường hợp trả lại hàng hóa

Không phải trường hợp nào người mua cũng có đủ điều kiện lập hóa đơn trả lại. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý cách xử lý trong từng trường hợp như sau:

1.1. Trường hợp người mua không có hóa đơn

Căn cứ theo Công văn 3529/TCT-CS ngày 22/8/2014 của Tổng cục Thuế, trường hợp Công ty và khách hàng là cá nhân, có thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, trả lại tiền đã thanh toán theo tiến độ thì thủ tục về hóa đơn sẽ được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 2.8, Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Nghĩa là trường hợp này xử lý như sau: Lập biên bản trả lại hàng và biên bản thu hồi hóa đơn đã lập.

>> Tham khảo: Quy định xử phạt trường hợp bán hàng không xuất hóa đơn.

1.2. Trường hợp người mua là doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bán hàng

Theo Công văn 4122/TCT-CS ngày 19/11/2012 của Tổng cục Thuế, trường hợp hàng bán bị trả lại, khách hàng là đối tượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn mẫu 02/GTTT thì xử lý tương tự như trường hợp người mua là cá nhân, không sử dụng hóa đơn.

1.3. Trường hợp người mua là doanh nghiệp sử dụng hóa đơn GTGT

Trường hợp này khi xuất trả lại hàng cho người bán, người mua lập hóa đơn trả lại hàng và ghi rõ trên hóa đơn: “Hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế (nếu có)”.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Quy định về xuất hóa đơn trả lại hàng

Để kê khai hóa đơn trả lại của hàng hóa bên mua hoặc bên bán, kế toán cần xác định kỳ phát sinh của hóa đơn trả lại, lưu ý hóa đơn trả lại của kỳ nào thì kê khai vào kỳ đó.

Cách kê khai:

Bên mua: Khi xuất hóa đơn trả lại cần thực hiện kê khai âm hóa đơn đầu vào.

• Nếu làm bảng kê mua vào: Kê khai âm chỉ tiêu 23.
• Nếu không làm bảng kê mua vào thì kê khai âm ở chỉ tiêu 23 và giảm thuế GTGT đầu vào tại chỉ tiêu 24 và 25 trên tờ khai 01/GTGT.

Bên bán: Khi nhận hóa đơn trả lại hàng phải kê khai âm đầu ra:

• Nếu làm bảng kê bán ra: Kê khai âm ở bảng kê bán ra.
• Nếu không làm bảng kê bán ra thì kê khai âm tại chỉ tiêu 26 – 33 trên tờ khai 01/GTGT.
• Nếu giao dịch bán hàng và trả lại hàng giữa hai bên đảm bảo đủ 2 điều kiện sau:

Cùng xảy ra trong một kỳ kê khai.

Trả lại toàn bộ số hàng đã mua trước đó.

=> Thì trong trường hợp này không cần phải kê khai cả hai hóa đơn: Hóa đơn mua/bán hàng và hóa đơn trả lại hàng.

3. Một số lưu ý về nội dung hóa đơn

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC nội dung của hóa đơn điện tử gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.

>> Tham khảo: Cách xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi địa chỉ kinh doanh.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ được quy định như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Kết luận

Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/