Bài viết tổng hợp quy định cần quan trọng về nội dung hóa đơn và những điều cần lưu ý về ký hiệu mẫu số trên hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
>> Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng chữ số khi xuất hóa đơn.
1. Nội dung hóa đơn gồm những gì?
Thông tư 68 quy định nội dung trên hóa đơn điện tử rất chi tiết và là hành lang pháp lý giúp doanh nghiệp nhanh chóng triển khai sử dụng tại đơn vị.
1.1. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua
Đối với bên người bán:
- Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
- Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
Đối với bên người mua: bên mua có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
Ngoài ra, một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện theo quy định pháp luật.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
1.2. Tiêu thức trên hóa đơn điện tử về thời điểm lập
Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.
1.3. Thuế suất GTGT
Đây là tiêu thức thể hiện trên nội dung hóa đơn tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.
1.4. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)
Trường hợp người mua có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Còn nếu người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.
1.5. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
Về Tên hàng hóa, dịch vụ: Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Ngoài ra có thể thêm chữ nước ngoài nhưng phải được đặt trong bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dạng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt
Đối với hàng hóa dịch vụ có nhiều chủng loại thì cần phải ghi chi tiết tên hàng hóa, dịch vụ để phân biệt. Các trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
Về đơn vị tính: tiêu thức này thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị đo lường (tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m…). Đối với dịch vụ thì đơn vị tính xác định theo từng lần.
Về số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Về đơn giá hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính nêu trên.
Đây là một trong những nội dung trên hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp không thể bỏ qua.
>> Tham khảo: Kế toán quản trị bán hàng có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp?
1.6. Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
Theo Thông tư 68, tiêu thức trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo điều kiện về tên hóa đơn:
Hóa đơn điện tử phải có tên, tên từng loại hóa đơn điện tử được thể hiện trên mỗi hóa đơn như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN ĐIỆN TỬ, TEM, VÉ, THẺ,…
Về ký hiệu mẫu số hóa đơn: Đây là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn. Cụ thể:
Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định
Về ký hiệu hóa đơn: Đây là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Chi tiết:
Ký tự đầu tiên là 1 chữ cái được quy định: C là thể hiện HĐĐT có mã của cơ quan thuế, K là HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.
Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả-rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
Ký tự thứ tư là 1 chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng cho các đối tượng khác nhau theo hình bên dưới.
Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định và được căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
Về số hóa đơn: đây là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập, có tối đa đến số 99 999 999 hóa đơn/năm. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
1.7. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
Trên nội dung hóa đơn điện tử phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
1.8. Tiêu thức về mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử
Với các hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì yêu cầu về chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2, Điều 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Theo đó, chữ viết yêu cầu là tiếng Việt, chữ số là số Ả-rập, đồng tiền ghi trên hóa đơn được quy ước là Đồng Việt Nam (ký hiệu “đ”). Trong trường hợp số tiền là ngoại tệ được phép ký hiệu theo ký hiệu chuẩn quốc tế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Tổng hợp quy định về mẫu số hóa đơn
Theo quy định của Điều 3 trong Thông tư 68/2019/TT-BTC, ký hiệu của hóa đơn điện tử bao gồm một nhóm 06 ký tự, bao gồm chữ viết và số, để thể hiện các thông tin về loại hóa đơn, có mã hoặc không có mã từ cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, và loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Cụ thể:
– Kí tự đứng trước của ký hiệu hóa đơn điện tử là mẫu số hóa đơn điện tử có số từ 1 tới 6, thể hiện loại hóa đơn điện tử
– Ký tự tiếp theo: Là chữ cái C hoặc K:
+ C: Thể hiện hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế.
+ K: Thể hiện hóa đơn điện tử không có mã từ cơ quan thuế.
– Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập biểu thị năm lập hóa đơn điện tử.
– Ký tự tiếp theo sau năm lập hóa đơn: Là một chữ cái, có thể là T, D, L hoặc M, thể hiện loại hóa đơn điện tử:
+ T: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
+ D: Hóa đơn điện tử đặc thù không cần phải tuân thủ một số tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
+ L: Áp dụng cho hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
+ M: Áp dụng cho hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền.
Mẫu số hóa đơn điện tử là một trong sáu số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6; trong đó mỗi số tự nhiên đại diện cho một loại hóa đơn điện tử như sau:
| Số 1: | Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng |
| Số 2: | Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng |
| Số 3: | Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công |
| Số 4: | Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia |
| Số 5: | Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP |
| Số 6: | Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn bao gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử. |
Như vậy, mỗi loại mẫu số đều có những ý nghĩa riêng mà kế toán cần nắm được để có sự phân loại chính xác, phục vụ cho quá trình tra cứu và sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo quy định của Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC về việc xác định ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn được xác định theo năm tạo hóa đơn và số hóa đơn sẽ được bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
>> Có thể bạn quan tâm: Tải file excel tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công.
Khi chuyển đổi sang năm mới, hệ thống sẽ tự động chuyển số lượng hóa đơn còn lại từ ký hiệu của năm cũ sang ký hiệu hóa đơn của năm mới.
Ví dụ:
Năm 2023: Ký hiệu 1C23TAA còn 100 số, khi chuyển đổi sang năm 2024, ký hiệu là 1C24TAA với tổng số hóa đơn là 100 và số hóa đơn bắt đầu từ số 1.
Do đó, khi bắt đầu năm 2024, số hóa đơn sẽ được đánh lại từ 1 tương ứng với từng ký hiệu hóa đơn.
Đối với khách hàng sử dụng E-invoice, hệ thống sẽ tự động cập nhật năm làm việc và ký hiệu của hóa đơn thành năm 2024 khi bước sang năm mới.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi