Bài viết ngoài việc tổng hợp các quy định và các tài liệu mà bạn cần chuẩn bị để nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến Cơ quan thuế, cũng như giải đáp sau bao lâu thì doanh nghiệp có thể sử dụng.
1. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là gì?
Có thể hiểu, thông báo phát hành hóa đơn là tập hợp những hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu từ Cơ quan Thuế và theo quy định từ Bộ Tài Chính mà bạn cần chuẩn bị để nộp.
Đây là bước đầu tiên để bạn có thể được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã xác thực của Cơ quan Thuế.
2. Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện gì để được sử dụng hóa đơn điện tử?
Để tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần đảm bảo đủ các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Những điều kiện này được quy định rõ tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể như sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng, thiết bị đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Có đội ngũ triển khai hóa đơn điện tử đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
- Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu và có quy định sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
3. Hồ sơ thông báo cần chuẩn bị gồm những gì?
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn bao gồm:
- Thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu TB01/AC (ban hành theo Thông tư số 26/2015/TT-BTC).
- Hóa đơn mẫu (do nhà in cung cấp)
- Quyết định của cơ quan thuế về việc cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in.
4. Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử như thế nào?
Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ thông báo phát hành, bạn sẽ tiến hành thông báo phát hành như sau:
- Bước 1: Làm thông báo phát hành trên phần mềm Hỗ trợ kê khai (KTKK).
- Bước 2: Đăng ký nộp thông báo phát hành trên website http://nhantokhai.gdt.gov.vn.
- Bước 3: Nộp hóa đơn mẫu qua mạng cũng trên website http://nhantokhai.gdt.gov.vn.
Khi đã hoàn thành xong việc thông báo phát hành thì bạn chỉ cần chờ kết quả từ cơ quan thuế.
5. Bao lâu sau thông báo phát hành hóa đơn điện tử thì được sử dụng?
Trước đây, theo Khoản 3 Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC ban hành ngày 27/04/2017 thì thông báo phát hành và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 2 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Trong đó bao gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
Như vậy, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế chậm nhất 2 ngày khi tổ chức, doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn. Nếu sau 2 ngày kể từ khi nhận đơn, cơ quan thuế không có bất kỳ phản hồi gì thì tổ chức, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn.
Tuy nhiên, theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính, cụ thể trong Thông tư 68/2019/NĐ-CP, thì bạn chỉ phải nộp hồ sơ trước 1 ngày mà tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Sau 1 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ) cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua cổng thông tin điện tử của tổng cục Thuế.
Kết luận
Như vậy, cần cần 1 ngày sau khi nộp thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp sẽ nhận được sự chấp thuận từ Cơ quan Thuế để có thể sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Để được tư vấn và trải nghiệm những tính năng tuyệt vời của phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi